•  
•  
•  
•  

1 Reacties Bewaren

Sociale media zijn een toevoeging op e-mail en moeten niet als vervanging gezien worden. Ook voor de meest volwassen social enterprises gaat de inbox voor op de tijdlijn.

E-mail zorgt nog steeds voor overrompeling. Vervang ‘e-mail’ in deze zin voor statusupdates of tweets en mijn punt wordt duidelijk.

Social vervangt een aantal interacties die via e-mail niet te doen waren, maar brengt over het algemeen meer berichten met zich mee die door werknemers verwerkt moeten worden. Dit hoeft niet slecht te zijn. Sterker nog, veel organisaties investeren in zakelijke sociale media omdat ze hierdoor aanvullende contacten kunnen hebben – zowel naar binnen als naar buiten toe.

Laten we eerst eens kijken welke interacties social media vervangt die eerder over e-mail gedaan werden. In vergelijking met het private model van e-mail – dat vereist dat geadresseerden specifiek worden opgegeven en niet iedereen berichten kan lezen – zorgt het publieke model van social media ervoor dat iedereen eenvoudiger:

1. Iemand kan vinden die kan helpen. Sociale platforms stellen je in staat sneller experts te vinden dankzij rijke profielen, bijdragen aan de community en erkenning door anderen. Het aanspreken van een grote groep vergroot ook de kans dat je boodschap bij de juiste persoon aankomt. Dit voorkomt wat IBM de ‘eekhoornjacht’ noemt als je mensen gaat lastig vallen met de vraag: ‘Kun je mij hiermee helpen of ken je iemand die dat kan?’

2. Relevante discussies in de gaten kan houden en daarin participeren. Niemand houdt van de ellenlange massale kettingmailings. In plaats van dat ze leunen op het doorgestuurd worden en daardoor ongeïnteresseerde mensen meesleuren, stellen sociale tools ons in staat om zelf te kiezen in welke discussies we willen participeren. Door te kiezen voor het wel of niet ontvangen van notificaties van een bepaald kanaal of groep kunnen we ‘in the know’ blijven en zelf het in- en uitstapmoment bepalen.

Tegelijkertijd zorgt social ervoor dat we meer berichten moeten doorworstelen. E-mail kan al chaotisch zijn, maar social is nog vele malen chaotischer. Uit onderzoeksdata van Forrester Research blijkt dat werknemers die geen gebruikmaken van sociale media, meer tijd kwijt zijn aan het zoeken van informatie. Dat zegt niet dat social media efficiënt werken, maar wel dat het helpt om peers te vinden en tot beter geïnformeerde beslissingen te komen. Enterprise social faciliteert communicatie en het delen van informatie. Dat is positief.

Maar wil social media echt efficiënter zijn dan e-mail, dan moet het relevanter worden. Misschien dat sociale technologie in de toekomst met betere recommendation engines data gaan werken en meer mensen de platforms zullen omarmen, zodat het vertrouwen in sociale media zal toenemen en we net zoveel vertrouwen gaan koesteren in social als we doen in e-mail. Maar op dat punt zijn we nog lang niet aangeland. Social is nog steeds een aanvulling, geen vervanging van e-mail. Werknemers in volwassen sociale organisaties checken nog steeds eerst hun inbox en pas daarna tijdlijnen.

Als social niet het antwoord is, wat is dan de rol van collaboration technologie in het wegnemen van e-mail overrompeling?

Het helpt om mensen het juiste gereedschap te geven: Maak het eenvoudig om virtueel te vergaderen en content te delen in plaats van attachments heen en weer te blijven versturen. Geef ze e-mail in de cloud met een grote inbox, zodat je niet langer quota’s hoeft te beheren en e-mail doorzoeken eenvoudiger maakt. Er zijn ook een aantal bruikbare technologieën voorhanden die e-mail beter organiseren, zoals priority inbox of meer radicalere filteringdiensten als Sanebox.

Philipp Karcher is analist bij Forrester Research en bedient organisaties op gebied van social business & collaboration, video en kantoorproductiviteit.

Lees meer over

• e-mail
• productiviteit
• social
• socialemedia
• sociale media