Hoe meer we gehecht raken aan e-mail, hoe lastiger het is om werkelijk iets gedaan te krijgen vanwege de onophoudelijke stroom e-mailconversaties die ontstaan na bijvoorbeeld een simpel verzoek als afspreken voor koffie. Hoe meer e-mail je verzendt, hoe meer je terugkrijgt. E-mail eet daardoor beetje bij beetje meer van je dag weg zonder dat je er iets voor terugkrijgt.
Uit een studie verricht in 2012 blijkt dat de gemiddelde werknemer 28 procent van zijn tijd besteed aan het antwoorden op e-mail. Om dit probleem aan te pakken, hebben sommige bedrijven hun werknemers verboden om 's avonds en/of in het weekend e-mail te beantwoorden of hebben ze een maximum aan het aantal opvragingen van de inbox gesteld. Maar dat is slechts een doekje voor het bloeden.
Er is een nieuwe vloot start-ups op komst die niet verder wensen te bouwen op e-mail, maar het willen repareren. Al deze bedrijfjes weten dat e-mail onvermijdelijk is, maar ze menen het een stuk beter te kunnen inrichten.
Deze startups vallen uiteen in twee kampen. Het eerste kamp denkt dat e-mail zo is ingeburgerd in zakelijk gebruik, dat het zich vooral richt op betere e-mailclients, vooral voor mobiele apparaten.
Het tweede kamp wil e-mail minder belangrijk maken door gespecialiseerde apps taken van e-mail over te laten nemen waarvoor e-mail eigenlijk nooit bedoeld was, zoals chatten en taakbeheer.
Mailbox en Accompli voor een betere e-mailclient
Het beste voorbeeld va een startup die e-mail probeert te revolutionaliseren is Mailbox, een populaire e-mailclient voor iOS en Android die een jaar geleden gekocht werd door Dropbox. Met Mailbox zijn gebruikers in staat hun mail beter te organiseren en voor zichzelf in een beweging een herinnering voor beantwoording in te stellen.
Het team achter Mailbox begon ooit met het inmiddels ter ziele gegane programma Orchestra To-Do, een taakbeheerder die ontstond uit het idee dat e-mail an sich een verschrikkelijke to-do applicatie is. Orchestra probeerde dit probleem op te lossen door een collaboration-laag over een to-do app te leggen.
Het was een goed idee, maar het probleem was - zoals gewoonlijk - het binnenhouden van gebruikers in de app. Als er een collega is die geen toegang heeft toe de app, dan moet deze alsnog via e-mail op de hoogte gehouden worden, waarmee het hele concept ineenstort.
"Een tool is pas echt bruikbaar als deze je verbindt met iedereen waarmee je werkt", zegt Mailbox oprichter Sean Beausoleil. Uit dat idee is vervolgens Mailbox geboren.
De slimme e-mailclient van Mailbox analyseert de gebruikservaring van e-mail en verbetert deze, zonder dat gebruikers geforceerd worden andere software te gebruiken..
De drijvende kracht achter de slimmere client is de opkomst van mobiele apparaten: het bijhouden, organiseren en prioriteren van communicatie werkt veel handiger op mobiele apparaten. Toch kunnen desktopgebruikers zich binnenkort ook op een client verheugen, zegt Beausoleil.
CEO Javier Soltero van de nieuwe iPhone mailclient Acompli is het daarmee eens. Acompli voegt context aan mobiele e-mail toe door toegang te bieden aan de agenda en kaarten rechtstreeks vanuit de app en koppelt die zaken. Dit maakt het bijvoorbeeld veel handiger om een vergadering op te zetten.
Soltero is van mening dat e-mail een vaardigheid is. Zijn vrije natuur is wat het zowel populair als slecht gepast maakt. Sommige mensen schrijven enkel lange proza, anderen enkel korte notities en weer anderen schrijven veel te veel mensen aan. Sommige mensen gebruiken het om een kort antwoord te verkrijgen, terwijl anderen hele fotoalbums via e-mail menen te moeten delen. Het is geheel aan de gebruiker.
"Aan de telefoon zijn mensen evengoed ineffectief", zegt Soltero. Maar e-mail vaarwel zeggen is als het kind met het badwater weggooien.
Voxer, Slack en Asana koppelen bepaalde taken los van e-mail
De andere aanpak om e-mail beter te gebruiken is bepaalde taken los te koppelen waarin e-mail niet zo goed is.
Neem bijvoorbeeld de op spraak gerichte startup Voxer, dat vorig jaar met een zakelijk product kwam. E-mail blijft tien tot twintig procent spam, zegt Nicole Strada van Voxer en zelfs al gaat het om belangrijk bericht, dan kan het een half uur of meer duren om het te verwerken en met een antwoord te komen. Tegelijkertijd groeit de hoeveelheid e-mail gestaag.
"Het wordt alleen maar erger als mensen niet in staat zijn om een deel van het volume kwijt te raken", zegt Strada.
Een spraakbericht van tien seconden, zoals Voxer toepast, kan een e-mail bestaande uit twee paragrafen vervangen en veel sneller antwoorden. Uit eigen gegevens van Voxer blijkt dat de gemiddelde tijd om een e-mail te beantwoorden 45 minuten is, terwijl een Voxer-bericht dat naar 8 tot 10 seconden terugbrengt.
Het effect is vooral psychologisch - een direct antwoord in spraak impliceert meer noodzaak - maar het werkt. Verder is het praten via een telefoon gebruiksvriendelijker dan het typen van een lang bericht.
Andere bedrijfjes die een soortgelijke aanpak volgen zijn Cotap en Tigertext.
Slack haalde onlangs 43 miljoen durfkapitaal op en profileert zich als IRC-dienst voor het bedrijfsleven. Binnen grote organisaties is e-mail vereist voor samenwerking tussen afdeling, zegt oprichter Stuart Butterfield van Slack. Maar binnen teams zelf, werkt e-mail inefficiënt, vindt hij.
In kleinere groepen zou je sneller en efficiënter moeten kunnen communiceren. Omdat e-mail voor 80 tot 90 procent uit voorgekauwde content in de vorm van veelal nieuwsbrieven, herinneringen en andere massamailings bestaat, vormt een chatplatform als Slack de manier om ruis te filteren. Integraties met platforms als Heroku en Google Docs maken dat er een console ontstaat waar gebruikers kunnen ontdekken wat op dat moment werkelijk voor hen belangrijk is, zegt Butterfield.
"Binnen een team zou het e-mail compleet kunnen vervangen", zegt hij.
Dit verhaal lijkt op dat van Asana, dat meent een oplossing te zijn voor het overweldigende effect van e-mail. Asana biedt een tool waarmee gebruikers met elkaar kunnen spreken over bepaalde onderwerpen, zodat het niet langer nodig is om lange kettingmails te sturen over de voortgang van een project of de vraag wie waar verantwoordelijk voor is, zegt Kenny van Zant van Asana. Het is een meer gestructureerde aanpak die voor grote reductie in het aantal e-mails zorgt.
Een aardig bijeffect is dat Asana als een soort collectief geheugen van een organisatie fungeert, waardoor niet alleen bestaande werknemers op de hoogte worden gehouden wat er in het team gebeurt, maar dat nieuwe werknemers direct inzage krijgen in de gehele historie van de enterprise en sneller ingewerkt kunnen worden.
E-mail drijft nog steeds iedereen tot waanzin. Maar de komst van deze start-ups geeft aan dat er wel degelijk behoefte is aan verandering. E-mail blijft bestaan, maar kan verbeterd worden - de consensus is dat iedereen wil dat je er minder tijd aan kwijt bent.
Eerst concludeer je een tekortkoming in communicatie,
Vervolgens creëer je een oplossing voor de tekortkoming in communicatie,
Daarna wen je aan de oplossing van die nieuwe communicatie en vervolgens haal je die oplossing gewoon weer weg,
wat verwacht je daarna zonder een goed alternatief te publiceren?
Ik weet het wel: CHAOS en 'Terug bij Af!'!
Succes! ;)
Ik vind dat er niks mis is met email, maar wel met de discipline die mensen blijkbaar niet hebben. Ik krijg op een gemiddelde dag ook 50-100 emails, maar ik ervaar dat niet als een last. Eerst scan ik alle mails. Mails die FYI zijn, worden snel gelezen, gearchiveerd of verwijderd. Mails die actie van mijn kant vereisen, zet ik even aan de kant totdat ik met de inbox klaar ben. Daarna ga ik die mails afhandelen, in volgorde van prioriteit. Mail die beantwoord is, en waarvan ik geen antwoord verwacht, gaat ook in archief of prullenbak. Mail waarop ik een antwoord verwacht, markeer ik met een task. Mail die ik pas kan beantwoorden als ik een bepaalde activiteit heb gedaan, markeer ik met een andere kleur task.
Op die manier heb ik zelden meer dan 5 mails in mijn inbox staan.
Reageer
Preview