1. Ruim je bureau en kantoor op
Laten we eerlijk zijn: als je dit leest, heb je waarschijnlijk een probleem met het netjes houden van je werkruimte. Volgens vele deskundigen is een goed begin om orde in de chaos te creëren het opruimen van onnodige materialen. Dat betekent papieren uitzoeken en overbodige troep weggooien. Denk ook aan je laden, kasten en gooi daarbij alles weg wat je langer dan zes maanden niet hebt gebruikt (verplaatsen naar een betere opslagplek mag ook). Als het goed is, houd je alleen noodzakelijke spullen over en kun je wat overblijft beter organiseren.
2. Zorg voor een efficiëntere indeling
De volgende stap is na te gaan of de indeling van het meubilair in je kantoor nog past bij de manier waarop je werkt. Als je iedere keer moet opstaan om iets weg te gooien of een dossier erbij te pakken, kan het zo zijn dat je werkblad en je vloer respectievelijk veranderen in een opslagplak of vuilnisbak. Zorg ervoor dat meubels je in staat stellen dat je snel bij je documenten kunt en je troep eenvoudig kunt weggooien.
3. Organiseer je werkblad
Leg alleen benodigdheden en gadgets die je dagelijks gebruikt op je bureaublad. Professional organizer Patty Kreamer vergelijkt spullen met sociale contacten: “Items die je het vaakst gebruikt, moeten binnen je bereik liggen – je vrienden. De items die je minder gebruikt, zouden er voor kunnen zorgen dat je moet opstaan om ze te krijgen – je kennissen. De spullen die je bijna niet gebruikt horen eigenlijk niet op je kantoor thuis – dit zijn vreemdelingen”, zegt Kreamer.
Het kan helpen om op je bureau een inbox te hebben voor zaken waar je nog naar moet kijken, een ‘actieve’ box voor zaken waar je nu aan werkt en een archiefsysteem of weggooibak voor de rest.
4. Gebruik een gepersonaliseerd archiefsysteem
Er is geen goede of slechte manier om een archiefsysteem in te richten, zolang het maar overeenkomt met de manier waarop jij werkt en het eenvoudig te onderhouden is. Je kunt alfabetisch sorteren, per project, per klant of voor een andere methode kiezen.
Gebruik dezelfde manier van indelen voor je elektronische documenten als je doet voor papier. Sorteer, archiveer en verwijder op reguliere basis elektronische en hard-copy documenten om te voorkomen dat werk zich letterlijk opstapelt.
Zorg ervoor dat de meest recente documenten vooraan in het archiefsysteem zitten voor snelle toegang en check de bewaarpolicy van je organisatie voor documenten zodat je niets weggooit wat eigenlijk bewaard had moeten worden.
5. Leer de fijne kneepjes van time management
Zorg dat je minstens een uur per dag besteed aan langlopende projecten en punten op je to-do lijst. Kreamer raadt aan een week lang je tijdbestedingen bij te houden zodat je een beter inzicht krijgt hoe lang je voor bepaalde taken nodig hebt voordat je begint er een bepaalde tijd aan te koppelen.
Het opsplitsen van grotere projecten in kleinere behapbare delen en het inplannen van momenten voor deze brokken kan grotere taken eenvoudiger maken.
De meeste mensen plannen alleen voor vergaderingen en afspraken – niet voor het tussenliggende werk. “Ze stellen een to-do list op en komen nooit aan de actiepunten toe”, zegt Kreamer. “De to-do lijst wordt daarmee een uitwijklijstje.”
6. Plan je communicatie
Ruim dagelijks tijd in om e-mail te beantwoorden en noodzakelijke telefoontjes te plegen. Idealiter kies je daarvoor een moment in de ochtend en middag.
“Zet een timer voor een 10- of 15-minuten durende periode en houd kleine sprints om taken gedaan te krijgen. De meest effectieve tijd zijn de 15 minuten die je hebt voordat je de deur uit moet om naar een afspraak te gaan”, zegt Kreamer.
Werk voor elk uitgaand telefoongesprek met een agenda zodat je belangrijke punten niet vergeet. Als je de persoon die je zoekt niet direct kunt bereiken, zorg er dan voor dat je eventueel via anderen de benodigde informatie of actie krijgt die nodig is om je taak te voldoen.
7. Zorg voor een digitale organisatie
Elektronisch georganiseerd opereren is minstens zo belangrijk als een fysieke organisatie. Maak mappen en submappen in je postvak voor iedere klant en ieder project, zodat je snel kunt acteren bij nieuwe e-mail.
“Laat zaken niet in je inbox hangen tenzij ze directe actie vereisen”, zegt Kreamer. “Verwijder het, stuur het door of archiveer het.”
Zorg daarnaast voor zo min mogelijk verleidingen. “Zet e-mail notificaties uit: denk daarbij aan het geluid, het envelopicoontje in de systeembalk en de desktopalert”, adviseert ze. “Als je specifieke tijden hebt om e-mail te checken en beantwoorden, heb je die notificaties niet nodig.”
8. Maak tijd vrij voor bezinning
Organisatie is niet iets wat je één keer doet en dan klaar is: je moet blijvend zorgen voor een goed beheer van documenten, bestanden, projecten en communicatietaken. Besteed iedere dag de laatste 15 minuten aan het updaten van je to-do lijst, het archiveren van voltooide projecten/taken en het nakijken/afstrepen van in behandeling zijnde taken. Dit maakt je hoofd leeg en zorgt ervoor dat je de volgende dag weer met een schone, frisse en goed georganiseerde start aan een nieuwe episode kunt beginnen.
Tip 7, "zorg voor een digitale organisatie" is heel wezenlijk. En organiseer die digitale organisatie dan zo, dat mensen écht met elkaar kunnen samenwerken. Zie in dat kader ook: [Link]
Reageer
Preview