“Als je in Nederland wilt gaan bouwen, zijn je kosten glashelder. In de IT zou het net zo moeten zijn.” Gaston Suy is Hoofd Finance, Control & ICT bij Zeeland Seaports. Wat hem betreft is het grootste probleem binnen de ICT een chronisch gebrek aan standaarden.
Zeeland Seaports is de ‘port authority’ van de havens van Vlissingen en Terneuzen. Hoewel de havens van Rotterdam twaalfmaal groter zijn, beheert Zeeland Seaports na Amsterdam nog altijd de derde havencapaciteit van Nederland. Jaarlijks bezoeken zo’n 7000 zeeschepen en 14.000 binnenvaartschepen de grootste Zeeuwse havens. Met een overslag van 30 miljoen ton is dat goed voor een omzet van zo’n 30 miljoen euro op jaarbasis. Het havenbedrijf verzorgt daarnaast de infrastructuur voor 250 bedrijven in het havengebied op in totaal ruwweg 4,5 duizend hectare grond. Denk daarbij aan kademuren, wegen, spoor, en uiteraard ICT. Wat Suy betreft is ICT zelfs de belangrijkste onderscheidende factor aan het worden voor havenbedrijven.
Het afgelopen jaar is Zeeland Seaports bezig geweest hun facturatiepakket te vernieuwen. “Dat was hoog tijd, want we werkten nog met een DOS-achtig systeem,” vertelt Suy. Heldere facturatie is typisch een onderdeel waarmee een havenbedrijf zich richting scheepvaart positief kan onderscheiden: de tarieflijst van een haven is een complex geheel van heffingen, invorderingen, toeslagen en kortingen voor tal van diensten, en is bovendien afhankelijk van de lading, het tijdstip, de afgenomen services en bijvoorbeeld de frequentie van het bezoek. Wat Zeeland Seaports wilde was helder – het zocht alleen een partner die de opdracht kon omzetten in een betrouwbaar systeem.
Uiteindelijk kozen Suy en zijn team voor een partij die niet alleen een aantrekkelijke prijs offreerde, maar waar ook heldere en harde afspraken mee gemaakt konden worden. Garansys was onlangs in het nieuws omdat zij als een der eerste Nederlandse IT-bedrijven middels een boeteclausule durft te garanderen dat een project volgens afspraak wordt opgeleverd. “In januari begonnen we met fase 1, de basisfacturatie. Inmiddels zijn ook de managementreportages toegevoegd en is het hele project opgeleverd.” In het hele project is de scope slechts eenmaal aangepast “en dat kwam geheel voor onze eigen rekening: het uitschrijven van testscenario’s bleek meer werk dan we hadden ingeschat.”
Suy constateerde dat de partner waar ze zich voor dit project mee hadden verbonden inderdaad leverde als afgesproken – iets wat naar ook zijn ervaring bepaald niet vanzelfsprekend is in de ICT. “Wat je toch vaak ziet is dat je de beste mensen worden belooft, die vervolgens tijdens het project in geen velden of wegen meer te bekennen zijn.” Suy constateerde dat hierover met Garansys heldere afspraken konden worden gemaakt. “We hadden een vast team tot onze beschikking dat volledig redundant was; was er een afwezig, dan was er altijd een vervanger beschikbaar die exact op de hoogte was.” Bovendien lag er een voortdurend inzichtelijk overzicht van de status van het project. “Dreigde de planning in de gevarenzone te belanden, dan werd direct bijgestuurd, desnoods door de betrokken medewerkers volledig af te zonderen en uitsluitend aan dit project te laten werken.”
Suy wil niet beweren dat Garansys nou direct het ideale bedrijf is onder alle omstandigheden: “Ik ben me ervan bewust dat het project deels zo voorspoedig kon worden afgerond omdat Zeeland Seaports een duidelijk afgebakend beeld had van de eisen die het aan het project stelde.” Of projecten die meer creativiteit vragen ook zo succesvol verlopen, is maar de vraag, wil hij maar zeggen. Maar de ervaring heeft voor hem wel het een en ander veranderd. “We zijn nu bezig met een bestaande partner voor een nieuwe versie van een ander systeem, en daar leg ik nu vergelijkbare eisen neer.”
Denk daarbij niet alleen aan een gegarandeerd team, maar ook aan boeteclausules voor het geval de partner niet levert zoals overeengekomen. Mede dankzij de krappe marktomstandigheden ging de partij sputterend akkoord. Terecht, aldus Suy, van huisuit bedrijfseconoom met een achtergrond in bestuurskunde: “Het wordt hoog tijd dat in de IT normale marktprincipes gaan gelden, net als in de bouw, waarin aannemers aan allerlei voorwaarden moeten voldoen en je van te voren over het algemeen een goed beeld hebt van wat je kunt verwachten.”
Al met al heeft de ervaring niet alleen tot een succesvol afgerond project geleid, maar ook tot enkele regels die Suy tegenwoordig standaard toepast op zijn ICT-projecten:
1. Maak harde afspraken over de projectorganisatie (“Mensen moeten het maken – zorg dat je altijd over de juiste mensen kunt beschikken”).
2. Zorg voor sancties voor het geval de afspraken niet worden nagekomen (“Wat mij betreft kan dan ook gesproken worden over bonussen.”).
3. Werk zoveel mogelijk volgens fixed budget.
Als de industrie het niet doet, moet de markt het maar afdwingen. Dat velen dit voorbeeld mogen volgen.
Profiel Gaston Suy
Afkomst: Boxmeer, 1967
Carrière: Staflid Financieel Economische Zaken bij het minsterie van Verkeer en Waterstaat; Chief Financial Officer bij de NV Westerscheldetunnel; Hoofd Finance Control & ICT bij Zeeland Seaports
Levensmotto: Liever spijt van de dingen die ik wel heb gedaan, dan van de dingen die ik niet heb gedaan
Te lezen boek: Fred Lee, Als Disney de baas was in uw ziekenhuis (dit is het boek wat ik nog wil lezen, mijn mooiste boek dat ik iedereen wil aanraden is nog altijd De ontdekking van de hemel van Harry Mulisch)
Vraagt zich af: Wanneer in de ICT uniforme contractvoorwaarden gangbaar worden
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview