Tot op zekere hoogte kun je de uiteindelijke redenen voor het ontwikkelen van Information Studio zien als dezelfde als die voor APTARE gelden, zoals we die in een eerder artikel uit de doeken deden. Als je kennis hebt van en inzicht hebt in je data kun je slimmere beslissingen nemen op drie belangrijke gebieden: kostenbeheer, het beperken van risico's en compliance.
Welke data heb je?
Er is echter een belangrijk onderscheid tussen APTARE en Information Studio. Met die eerste blijf je als het ware voor de deur van een bestand staan en rapporteer je terug waar deze zich bevindt en wat dat betekent voor zaken zoals beheer en optimalisatie van opslag, alsook de facturatie ervan naar interne of externe klanten. Met Information Studio open je de deur ook daadwerkelijk en kijk je naar binnen. Je kunt hiermee dus zien welke data er in een bestand zit. Alle data wordt verzameld uit de ondersteunde databronnen en de eigenschappen ervan worden getoond in een enkel scherm, het Information Studio Dashboard.
Information Studio kijkt naar alle relevante on-prem data repositories, maar ook naar de cloud, inclusief SaaS-diensten. Het is ontwikkeld voor de huidige en toekomstige vraag van een IT-omgeving. Het is dan ook geen verrassing dat het scannen en identificeren van de data geautomatiseerd is. Je hoeft geen extra mensen op deze taak te zetten, iets wat voorheen zeer gebruikelijk was, als men al bezig was met data op deze manier samen te brengen. Er zijn ongetwijfeld voldoende bedrijven waar het probleem dat opgeslagen data met zich meebrengt, nog altijd genegeerd wordt. Beide reacties hebben forse nadelen. Handmatig kost het veel tijd en geld, terwijl de kwaliteit een vraagteken is. Negeer je het helemaal, dan wordt het datalandschap onnodig complex en onoverzichtelijk, omdat je simpelweg niet weet wat je hebt. Daarnaast loop je het risico dat je regelgeving overtreedt.
Er wordt gekeken naar allerlei zaken: hoe oud is de data, van wie is de data, maar ook of dat soort kennis voldoende is om een actie op te ondernemen, bijvoorbeeld of het veilig is om de data te verwijderen. Data kan bijvoorbeeld geen eigenaar hebben en dus orphaned zijn, omdat die persoon niet meer werkzaam is bij je organisatie. De kans dat je nog iets moet of kan met die data is een stuk kleiner dan wanneer de eigenaar nog wel werkzaam is bij je organisatie. Maar omdat de eigenaar er niet meer is moet je het document ontleden om te weten of er nog relevante informatie in staat. Door middel van classificatie kan dit worden geautomatiseerd.
Classificatie cruciaal
Met het visualiseren van de data op de manier zoals hierboven beschreven, kun je al de nodige beslissingen nemen. Information Studio heeft echter nog een belangrijke functie, eentje die volgens Olivier Bogaerts, Principal Presales Consultant van Veritas, het belangrijkst is. Dat is dataclassificatie. Niet alle data is immers gelijk, dus zo moet het ook niet behandeld worden.
Alleen inzicht in welke data waar staat, is niet voldoende als je er beleid op wil maken. Daarvoor is het van cruciaal belang om de data ook te classificeren op basis van policies. Je kunt hierbij denken aan retentie bijvoorbeeld. Niet elke type data kan en mag dezelfde tijd bewaard worden. Er is voor de meeste bedrijven bijvoorbeeld geen enkele reden waarom je cv's van kandidaten voor een vacature langer moet bewaren dan de duur van het wervingstraject. Daar moet dus een policy voor opgezet worden, om compliant te zijn aan de geldende wet- en regelgeving.
Dataclassificatie is niet alleen van belang bij het bepalen hoe lang je data mag opslaan. Het tegenovergestelde geldt ook. Als organisatie wil je ook niet per se alle data lang vasthouden. Dat kan alleen maar extra werk en vragen opleveren bij een eventuele audit, of voor meer problemen zorgen bij een datalek of hack. Classificatie is dus ook belangrijk bij het bepalen wanneer je data mag weggooien. Uiteindelijk willen organisaties vaak ook een zogeheten defensible deletion strategy hebben. Die kunnen ze met behulp van Information Studio inrichten.
Bijkomend voordeel: opslagbeheer
Information Studio is primair gericht op het inzichtelijk maken van welke data er in de infrastructuur staat, in de ruimste zin van het woord. Het beperken van risico's rondom data en compliancy is zonder twijfel het voornaamste gebruiksdoel. Dat is overigens ook wat Bogaerts zelf aangeeft. "Risico en compliance zijn sowieso belangrijker dan het kostenplaatje, waarbij risico bij CIO's zonder twijfel op 1 staat," zo stelt hij.
Dat mag dan zo zijn, maar Information Studio kan wel degelijk iets betekenen voor je opslagbeheer en daarmee het kostenplaatje van je opslaginfrastructuur. Je krijgt immers goed te zien welke data of zelfs welke locaties redundant zijn, of misschien zelfs wel overbodig. Zeker als je overweegt of al bezig bent om naar de cloud te migreren, kunnen dat soort inzichten een stevige boost geven aan het optimaliseren van de opslagarchitectuur.
Weten wat je hebt geeft rust
Het mag duidelijk zijn wat de bedoeling is van Veritas met Information Studio. Het is uiteindelijk te vatten in de volgende quote van Bogaerts: "Alleen als je weet welke data je hebt, kun je bepalen wat je ermee kan, wil en mag doen." Dit wordt alleen maar belangrijker met de sterke groei van data in het algemeen, dus je doet er goed aan om hiermee tijdig aan de slag te gaan. Des te sneller kan je organisatie profiteren van de voordelen.
-
-
Er zijn nog geen reacties.Reageer
Preview